خطوات تجهيز الجرد السنوي للمخازن و الاصول في البدايه دعنا نتعرف علي مفهوم عمليه الجرد حيث يمكن ان نقول بشكل مبسط انها عمليه حصور الكميات الفعليه للرصيد الحالي اي الموجود علي ارض الواقع بغض النظر عن اذا كان ملك للشركه او ليس ملك لها فالجرد هو عمليه حصر للكميات فقط و ياتي فيما بعد دور معالجه الجرد لتحدد الرصيد النهائي عن طريق استبعاد اي كميات ليست مملكه للشركه و دخلت ضمن عمليه الجرد و هو ما يعرف باسم بضاغه الغير اي ان الشركه قامت بعمليه البيع الا ان العميل لم يقم باستلام الكميات بشكل فعلي
خطوات تجهيز الجرد السنوي للمخازن و الاصول
يعني ممكن نعرف الجرد بشكل علمي مبسط
الجرد هو عملية عدّ وتقييم جميع الارصده من المخزون والاصول (الموجودات) التي تمتلكها الشركه في وقت محدد وقت تنفيذ عمليه الجرد ، لمقارنة الكميات الفعلية الموجودة على أرض الواقع مع الكميات المسجلة ما يعرف بالرصيد الدفتري الموجود في الدفاتر والسجلات.
اي انه عمليه حصر للموجودات التي تمتلكها الشركه
خطوات التجهيز الجرد السنوي للمخازن و الاصول
طيب علشان نوفر الوقت و المجهود في عمليه الجرد في مجموعه من الخطوات ممكن نتبعها و نرتب نفسنا عليها علشان تكون عمليه الجرد صحيحه و منظمه
أولاً: قبل بدء الجرد
- تحديد تاريخ الجرد
– قبل البدء في عمليه الجرد علينا اختيار افضل وقت مناسب يعني الوقت خارج اوقات كثافه العمل اي خارج اوقات الذروة الهدف من اختيار الوقت هو اقل وقت يكون به حركات صادر و منصرف و بالتالي تقليل المجهود في المعالجات الاحقه لعمليه الجرد
– إغلاق المحل/المستودع للجمهور أثناء الجرد إن أمكن
اذا كان المحل او المستودع مفتوح للجمهور يفضل اغلاقه اثناء الجرد حتي تتم عمليه الجرد بشكل صحيح او اختيار وقت بعد موعد العمل حتي لا تتاثر عمليه الجرد بالبيع اثناء الجرد لان البيع اثناء الجرد هيكون فيه مجهود اكبر في معالجه الرصيد النهائي
- تجهيز الفريق
يجب علي الشركه تعيين المسؤول عن الجرد و تحديد العدد المناسب من الأشخاص المساعدين لاتمام عمليه الجرد وتوزيع المهام بشكل مناسب وفقا لخبره الفريق المساعد في مثل هذه المهام
اذا كان احد افرد الفريق لا يمتلك الخبره السابقه يفضل تدريبه مع الفريق على طريقة الجرد المستخدمة او بشكل مستقل
يجب علي الفريق الذي اختارته الشركه ان يمتلك المهاره الكافيه لاتمام هذا العمل في اقل وقت باعلي دقه دون حدوث اخطاء
- تحضير الأدوات اللازمة لعمليه الجرد
– محاضر الجرد و قوائم بالرصيد الفعلي حيث يفضل اثناء الجرد ان يكون مع مسؤول فريق الجرد او احد القائمين علي عمليه الجرد قائمه بالرصيد الدفتري لكل صنف داخل المخزن و مكان تواجد هذا الصنف
– يفضل تجهيز اي اجهزه لازمه لاتمام عمليه الجرد بشكل اسرع مثل اجهزه العد التي تقوم بسحب الباركود للصنف اثناء عمليه الجرد و يقوم المحاسب بتسجيل كميه الصنف علي الجهاز ليقوم باستدعاء تقرير بعمليه الجرد بعد الانتهاء من العمل
– يجب علي الشركه توفير اي اجهزه لازمه لاتمام عمليه الجرد و الحصر مثل الموازين او المتر او الات الحاسبه او اي وحدات قياس قد يحتاج اليها فريق العمل
- ترتيب مكان الجرد
– يجب علي القائمين علي المخزن او المستودع تنظيم البضائع على الرفوف او في المكان المناسب بشكل مرتب لتسهيل عمليه الجرد
– يفضل أيضا من القائمين علي المخزن قبل البداء في عمليه الجرد فصل المنتجات المتشابهة عن بعضها حتي لا يحدث تداخل في الاصناف
– اذا كان هناك مكان مسجل علي النظام المستخدم في الشركه في اداره المخزن لكل صنف يفضل التاكد من ان كل صنف في مكانه المسجل به اي التأكد من أن كل منتج له مكان واضح لسهوله الوصل الي هذا الصنف
ثانياً: أثناء عمليه الجرد
- يفضل تقسيم المخزن او المستودع إلى أقسام و يقوم الفريق المكلف بعمليه الجرد بجرد كل منطقة من المناطق التي تم تقسيمها على حدة يمكن لفريق الجرد استخدام بعض الملصقات صغيره للإشارة إلى المناطق التي تم جردها
- طريقة العد والتسجيل
يفضل ان يقوم محاسب من فريق الجرد في حضور واحد من فريق المراجعه بعمليه عد البضائع بشكل دقيق و تسجيل الكميات مباشرة في محاضر الجرد او في جهاز العدد بشكل مباشر تمهيد لاعداد تقرير بالرصيد الفعلي
– يمكن استخدام ملصق صغير علي الاصناف المتشابهه و الاصناف التي تم جردها و ذلك لسهوله التعرف عليها
- مراجعة البيانات
بعد اتمام عمليه العد و الحصر للارصده الفعليه يجب مقارته الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري بالشركه و تسجيل اي ملاحظات و تحديد اي ارصده غير مملوكه للشركه يمكن ايضا إعادة عد العناصر ذات الفروق الكبيرة للتأكد من العدد الصحيح قبل اغلاق محضر الجرد
ثالثاً: بعد الانتهاء من الجرد
8.تجهيز البيانات الفعليه بعد التسويه اذا كان هناك اي تسويات علي الرصيد
– مراجعة الأرقام للتأكد من دقتها
– إدخال جميع النتائج في النظام المستخدم و هو ما يعرف برفع الجرد الي النظام للعمل علي الرصيد الفعلي
- التسويات و تحليل النتائج
– يجب هنا عمل مقارنة مخزون أول المدة مع مخزون آخر المدة المده و ذلك لتحديد أسباب الفروق إن وجدت و اجراد التسويات الجرديه ان وجدت
التسويات الجرديه يجب ان يتم علي كل صنف علي حدي به اختلاف في الرصيد الفعلي من عمليه الجرد علي الرصيد الدفتري فلا يمكن ان يتم اهمالها فهناك بضاعه قد تكون غير موجوده في المخزن و ملك للشركه و هناك بضاعه موجوده في المخزن و لا تعد ملك للشركه فتقوم التسويات بحصر هذه الكميات و الوصول الي الرصيد الفعلي الصحيح و الذي سوف يتم رفعه علي النظام و عمل محضر الجرد به
10.الانتهاء من الجرد
تشمل هذه الخطوه إزالة جميع ملصقات التي سبق اضفتها اثناء عمليه الجرد و إعادة ترتيب البضائع كما كانت قبل الجرد او بالشكل المنظم
– تجهيز محضر الجرد و توقيع مسئول فريق الجرد و المحاسب المسؤول و مدير المخزن و امين المخزن و توقيع المراجع الذي حضر عمليه الجرد
ان عمليه الجرد الدقيق بشكل دوري توفر دقه اكبر في اكتشاف الرصيد الحقيقي و اكتشاف اي تلاعب في المخزون او اصول الشركه مما يساعد في اتخاذ القرار الصحيح لاداره الشركه
يمكن لفريق الجرد تقديم النصائح و التوصيات التي تساعد علي سهوله عمليه الجرد و علي سهوله اتمام العمل بشكل صحيح
محضر الجرد هو الرصيد الفعلي بعد التسويه و الذي سوف يتم رفعه علي النظام
يمكن تقسم خطوات التجهيز الجرد السنوي للمخازن و الاصول الي
- تعليمات وإجراءات قبل الجرد
- متطلبات ما قبل الجرد
- تعليمات وإجراءات اثناء الجرد
- تعليمات وإجراءات بعد الجرد
تعليمات وإجراءات قبل الجرد
- التنبيه على امين المخزن ومسؤولي الأقسام والادارات بإيقاف التعامل مع المخازن خلال فترة الجرد.
- صرف احتياجات للأقسام تغطي حاجة التشغيل خلال فترة الجرد بحيث يكون ذلك موثق وصحيح.
- التنبيه على امين المخزن ومسؤولي الأقسام والإدارات بأنهاء كل الاعمال المعلقة مع المخازن بقدر الإمكان مثل الامانات والتشغيل الخارجي قبل الجرد.
- التنبيه على امين المخزن بتوفير كافة العوامل المساعدة لنجاح اعمال الجرد من عمال ومعدات مناولة.
- التنبيه على امين المخزن بعدم دخول او خروج اي افراد غير أعضاء لجنة الجرد لعدم تعطيل اعمال الجرد او حدوث
أخطاء. - التنبيه على امين المخزن بفصل كامل الأصناف التي لازالت طور الاستلام والتسليم طالما لم تضاف الى المخازن (تسجل لجنة الجرد كافة الأصناف في كشف منفصل للتأكد من صحة عدم تبعيتها للمخازن لحظة القيام بأعمال الجرد واثبات ما يؤكد أنها لا تخص المخازن
- التنبيه على امين المخزن بترتيب المخازن بحسب نوع الصنف، بحيث يتم تجميع كميات كل صنف في مكان واحد فقط، ويمنع تواجد الصنف الواحد في أكثر من رف.
- التنبيه على امين المخزن بتجميع كمية الصنف وفق تأريخ الانتهاء، في حال كان هناك أكثر من تاريخ انتهاء للصنف.
- التنبيه على امين المخزن بالانتهاء من كافة اعمال الاستلام والتخزين والصرف فعليا ومن النظام وإدخال جميع الفواتير المعلقة.
- يقوم قسم الحسابات والمراجعة بالإجراءات الخاصة بالتأكد من سلامة عمليات القيد والتسجيل والمعالجات المحاسبية للمخزون، وتحديد الأسلوب الذي يستخدم في تسعير الأصناف المخزونة.
- يتم التأكد من ترحيل جميع العمليات المالية والمخزنية في النظام المحاسبي.
- يتم إيقاف العمل المحاسبى فى النظام بحيث يتم طباعة تقرير المخزون من النظام والتوقيع عليه كرصيد دفتري وضمان عدم حدوث أي تعديل خلال فترة الجرد ومن الأفضل أن تدون ضمن محضر الجرد الأرصدة النهائية لأجمالي الأصناف في النظام الاي بحسب المجموعات.
متطلبات ما قبل الجرد
- نماذج جرد مطبوعة متسلسلة، وفقا لـ ( نموذج الجرد المرفق)، بحيث تحوي كأقل تقدير بيانات أساسية اعلى الصفحة (اسم المنشاة رقم واسم المخزن التاريخ والوقت رقم اللجنة وفي متن الصفحة تحتوي على (جدول واعمدة بمسميات وأرقام ونوع الوحدة الكمية الملاحظات)، ويتم إضافة صفحات فارغة للاستخدام، لأثبات أي أصناف أخرى موجودة بالمخازن، وغير مثبتة بالكشوفات)، ويمكن استخراجها اليا.
- نماذج منفصلة خاصة بـ (الأمانات العينات التالف)، مع مؤيداتها الاحتفاظ بها في مكان مستقل. – أدوات مساعدة، تختلف من مخزن الى اخر، مثل الآلات حاسبة + أقلام علامة + الصقة كود). زيارة مواقع الجرد قبل البدء بعملية الجرد من قبل مسؤولى لجنة الجرد، يجب ان تتم زيارة لجنة الجرد الى مواقع وأماكن الجرد لعمل قائمة بالملاحظات التي قد تعيق اعمال لجان الجرد وقائمة بالملاحظات التي قد تسهل عمل لجان الجرد، وتؤمن تنظيم وترتيب المخزون مثل تجميع الصنف في مكان واحد بقدر الإمكان، ووضع تعريفات بيانات على الأصناف مكتوبة كوحدة العبوة والقياس، وتوفير موازين للعدد والوزن … الخ) ، ويتم تسليم نسخة من تلك الملاحظات
الى امين المخزن السرعة تنفيذاها، وان لم تنفذ كلها أو بعضها يسجل ذلك في تقرير الجرد.
تعليمات وإجراءات اثناء الجرد
- لا يتم الجرد الا بحضور مختص، وشخص آخر من اللجنة.
- كل لجنة من لجان الجرد يجب ان تحتوي على ممثل لأمين المخزن وممثل لقسم المراجعة ومندوب لقسم الحسابات.
- امين المخزن يعتبر دورة رقابي او كشاهد على عملية الجرد وليس له الحق في التسجيل او العد الا بأشراف ووجود بقية اللجنة
- بشكل عام يجب ان تتم عملية العد من قبل المحاسب.
- يمنع منعا باتا اخراج او ادخال أي مواد من والى المخزن خلال عملية الجرد، وفي حال الضرورة يشعر رئيس لجنة الجرد لغرض معالجة ذلك.
- يمنع استخدام القلم الرصاص في تدوين معلومات الجرد بأي شكل من الاشكال.
- يجب القيام بإجراءات القطع الفعلية الحد الفاصل وذلك بعزل البضائع المعدة للاستلام يتم كتابة اخر ارقام المستندات في النظام المحاسبي وفي الدفاتر قبل الجرد.
- التوقيع على اخر المستندات المخزنية المستخدمة من قبل جميع أعضاء لجنة الجرد.
- ترقيم اوراق الجرد وبياناتها ترقيما متسلسلا قبل الشروع في عملية الجرد.
- شرح وتحديد أساليب الموازين والمقاييس للاحتساب والتسجيل ووسائل التعرف على عناصر المخزون وأصنافه.
- تثبيت الأصناف التي سيتم جردها على أوراق الجرد الفعلية.
- يتم البدء بجرد الأصناف بعد ترتيبها من نقطه بداية محددة وعبر مسارات ورفوف وصفوف واضحة بحيث يتم الجرد بطريقة مرتبة وحسب كل مخزن ولا يتم جرد المخزن الثاني الا بعد اكمال المخزن السابق ولا يتم جرد المسار الثاني الا بعد اكمال المسار السابق.
- تفادى تكرار العد او اسقاط بعض الأصناف من الجرد وذلك بالتأشير على الأصناف التي تم جردها ووضع علامة عليها.
- يجب اخراج البضاعة من الكراتين وانزالها من الرفوف وعدها بشكل فعلي والتأكد من استلامها ووجودها بشكل مكتمل.
- يمنع تحويل صنف من مكان الى اخر اثناء عملية الجرد.
- التوقيع على أوراق الجرد لاعتماد نتائج الجرد أو حدوث أي كشط أو تعديل بواسطة القائمين بالجرد.
- تسليم أوراق الجرد بعد التوقيع عليها نهاية اليوم لرئيس اللجنة ، وكذلك مفاتيح المخازن
- اخذ البيانات عن المخزون الذي يحوي ملاحظات خاصة مثل: التالف او الراكد او بطيء الحركة والمتقادم أو الأقل من الجودة المطلوبة.
- تحديد الأصناف التي بحاجة إلى إعادة الجرد، والتي تصبح فيها إعادة الجرد ضرورية.
- تدوين مشاكل ومعوقات الجرد والإجراءات التي تم اتخاذها لحلها.
- يتم تسجيل الجرد يوميا بكشوف مستقلة ومتسلسلة بحسب الكمية والصنف واسم الصنف واي ملاحظات تخص الصنف مكسور-تالف منتهي… الخ) ويجب توضيح الباركود للصنف الذي ليس له باركود.
تعليمات وإجراءات بعد الجرد
- ادخال جميع بيانات أوراق الجرد حسب التسلل الى قائمة الجرد في النظام المحاسبي أولا بأول اثناء الجرد.
- التحقق من سلامة ترحيل قوائم الجرد الفعلي للحاسب الالي واعداد محاضر رسمية بذلك موقعة من كل من (جميع أعضاء لجنة الجرد + رئيس لجنة الجرد مسؤول ومدير النظام المحاسبي).
- ادراج الأصناف التالية فى اوراق منفصلة عن اوراق جرد الأصناف العادية:
- الأصناف الموجودة في أماكن التخزين وغير مملوكة للمنشأة سواء كانت موجودة ومودعة على سبيل الأمانة او على ذمة الإصلاح، أو كانت مستأجرة، مع بيان حالتها في النماذج المخصصة لذلك.
- الأصناف المملوكة للمنشأة وغير موجودة في المخازن، كان تكون معارة لأفراد من المنشأة او لبعض الأقسام او الإدارات وأيضا للوحدات المختلفة خارج المنشأة بموجب مستندات تؤيد ذلك.
الأصناف التالفة والمستعملة والخردة وماشابه ذلك.
