دليل إعداد اللائحة المالية للشركة
دليل إعداد اللائحة المالية للشركة ما مدى أهمية اللوائح المالية لتنظيم الشؤون المحاسبية والمالية؟ تهدف هذه اللوائح إلى تحديد القواعد الأساسية للنظام المالي والمحاسبي، والتي يُلزم جميع موظفي الشركة باتباعها عند القيام بأي أنشطة مالية. إضافةً إلى ذلك، تهدف إلى حماية أصول الشركة وأموالها، وتنظيم إجراءات الصرف والتحصيل، وإنشاء آليات للرقابة الداخلية والتدقيق لضمان دقة البيانات المالية. باختصار، تضع الشركة لوائح مالية تُحدد الإشراف على الإجراءات المالية لإدارة الوثائق. كما تُعدّ الشركة لوائح إدارية، بما في ذلك لوائح شؤون الموظفين (التي تُغطي التوظيف، والأجور، وبدلات السفر، وإجراءات التحقيق والتأديب، والعقوبات).
في النهاية، تتكون هذه اللوائح من مواد، على غرار القوانين الحكومية. ويُحدد توزيع المسؤوليات وأساليب الإشراف في كل مجموعة من المواد، التي تتناول إجراءً ماليًا مُحددًا. – الأحكام العامة للوائح المالية: قد تُغطى أغراض اللوائح المالية، وتعريفات المصطلحات التي يُمكن استخدامها في المواد، والجهة المسؤولة عن اعتماد اللوائح وتعديلها، في مواد متعددة. – السياسات المحاسبية والمالية: يشمل ذلك تحديد السنة المالية، بما في ذلك تاريخي بدايتها ونهايتها، والطريقة المحاسبية المعتمدة وفقًا لدليل المحاسبة، وتحديد الأشخاص المخولين بالموافقة على المستندات لتسجيلها، وتحديد جميع الإجراءات المحاسبية لجميع الحسابات، مثل الأصول الثابتة. ويتضمن ذلك تحديد تكلفة كل أصل، والتمييز بين الأصول الرأسمالية، ووضع حد أدنى لتصنيف أي بند كأصل ثابت. وبالمثل، يشمل ذلك المخزون، وتحديد طريقة تقييم مخزون البضائع والعملات الأجنبية عند الاقتضاء. تشمل مسؤوليات المدير المالي تحديد الإجراءات المتبعة وإنشاء الأنظمة المالية (الميزانية، ونظام الرقابة الداخلية، ونظام المحاسبة المالية، ونظام دفتر الأستاذ، ودورات المستندات، والتقارير المالية الدورية، ونظام تكلفة الشركة).
الحسابات الختامية والتقارير الدورية:
يشمل ذلك تقسيم العمل في الإدارة المالية، وتحديد المدة اللازمة لإقفال الحسابات بعد انتهاء السنة المالية، وتكليف رئيس قسم الحسابات بإعداد موازين المراجعة، والعمل مع المدقق، وتحقيق إيرادات كافية لتغطية جميع الالتزامات. – التمويل: تحديد الميزانية، وأهدافها، وكيفية تحقيقها، والجهة المسؤولة عن تشكيل اللجنة، وتحديد الاعتمادات المخصصة لجميع الإدارات، والموافقة على الميزانية بعد إعدادها ضمن الإطار الزمني المحدد في اللوائح. كما يشمل تحديد صلاحيات المدير المالي في الإنفاق وفقًا لسياسة محددة في حال حدوث تأخير في إعداد الميزانية المخططة.
– اللوازم: يشير هذا البند إلى موارد إيرادات الشركة من عملياتها الجارية أو الناتجة عن أنشطتها المختلفة، مثل بيع أحد الأصول. ويتضمن أيضًا تحديد الشخص المسؤول عن فتح حسابات مصرفية في بنك واحد أو أكثر، حسب الظروف، ودور الإدارة المالية في إعداد كشوفات التسوية اللازمة، ومراقبة المقبوضات النقدية والشيكات أو غيرها من وسائل الدفع، وإيداع النقد في البنوك لتعظيم العائدات وضمان سيولة كافية.
المدفوعات:
تحديد نفقات الشركة ووضع شروط صحة المدفوعات، بما في ذلك كشوفات الدفع، وموافقات الجهات المسؤولة داخل الشركة، والمستندات الداعمة، وشروط العقود المزمع إبرامها. يشمل ذلك أيضًا تحديد سياسة تسوية المصروفات، وتنسيق جداول الدفع، وتحديد الشخص المسؤول عن الموافقة على صرف المبالغ على مختلف المستويات الإدارية، وتحديد جميع إجراءات الرقابة. – السلف الدائمة والمؤقتة
أمناء الصندوق
تحديد سياسات صرف النقديه و شروط التي يجب ان يتم استفاءها في اي اذن صرف او استلام نقديه و نظام اعتماد الصرف من الخزنه و المسئول عن الصندوق و حدود مسئوليته القانونيه امام الشركه و اجراءت جرد الخزنه و التتفتيش الدوي و المفاجئ و سياسات التعامل مع عجز الخزنه او الفائض و سياسه الملزمه لتنظيم ايام الصرف للموردين
خطابات الضمان
تحديد السياسات العامله الواجب اتبعها بالنسبه للشركه عن خطابات الضمان و الاعتمادات المستنديه و المسئول عنها امام الشركه و حدود مسؤليه كل موظف
الأمن – المستودعات
تحديد إجراءات استلام وتخزين وصرف البضائع، ومراقبتها من خلال عمليات جرد وتفتيش دورية ومفاجئة. وضع سياسة للتعامل مع النواقص الناتجة عن أسباب خارجة عن إرادة الموظفين، وسياسة مناسبة لتأمين المخزون.
التدقيق الداخلي
تحديد مهام قسم التدقيق الداخلي، بما في ذلك التحقق من التطبيق الصحيح لسياسات العمل والإجراءات والضوابط المعتمدة، ووضع برنامج تدقيق لجميع أنشطة الشركة مع جدول زمني، وإعداد التقارير اللازمة للإدارة حول نتائج هذه الأنشطة.
مدقق حسابات
بالإضافة إلى قسم التدقيق الداخلي الحالي، يتم تعيين محاسب قانوني معتمد مرخص له بمزاولة المهنة في الدولة التي يقع فيها مقر الشركة، وذلك لفحص حسابات الشركة، وإجراء عمليات تدقيق محدودة، ومراجعة الحسابات الختامية وفقًا للمعايير المعمول بها.
و الي هنا فقط أنتهت التدوينة و سوف اترك لكم فى رابط تحميل لبعض امثلة الحية عن اللوائح المالية , بالتوفيق