آخر تحديث: 27 أكتوبر 2026
و خاصا إذا كان هناك تقارير يومية يتم اعدادها من خلال الاكسيل فهنا يشعر المحاسب أن الاكسيل ليس كافيا و يحتاج إلى برنامج بديل إلى الاكسيل فيظهر الاكسيس كتطور طبيعي إلى الاكسيل بما يوفرة من مزاياففي هذا المقال نأخذك في رحلة نستعرض كل تفاصيل من Excel إلى Access مستعرضين الفروق بينهما
مقارنة بين الاكسيل و الاكسيس في العمل المحاسبي
يتميز الاكسيل بانة بيئه عمل مرنة و سريعة خاصا مع البيانات البسيطة و المتوسطة و سهولة التعامل عليه و سهولة إعداد التقارير المحاسبية من خلال الادوات الجاهزة التي يوفرها الاكسيل أو من خلال المعادلات فيمكن استخدام الاكسيل بالنسبة إلى المحاسب تسجيل التعاملات المحاسبية اليومية إعداد دفتر الاستاذ و ميزان المراجعة و بناء القوائم المالية و كشوف الحساب للعملاء و الموردين و متابعة حركة المخزون و كشف المرتبات و تحليل الانحرافات في التكاليف و إعداد الموازنات و الرقابة
كل هذه المهام يمكن انجزها باستخدام الاكسيل بسهولة و بدون أي تعقيدات و هذا ما يجعلة اداة مميزه لدي معظم المحاسبين حول العالم
لكن مع التطور الرقمي و حجم الاعمال و زيادة الحاجة إلى تسجيل التفاصيل كان لابد من وجود بديل رقمي بنفس كفاءة و سهولة الاكسيل
طيب في البداية كان في عدة عوامل كان لازم ناخد بلنا منها في الاكسيل و هي التي ادات إلى البحث عن بديل آخر مناسب
بالمقارنة بين الاكسيل و الاكسيس يظهر أن الاكسيل محدود البيانات مقارنة مع الاكسيس و مع أن الاكسيل به 1048576 صف و من المفترض أن يعمل بكفاءة في كل الصفوف المتاحه إلا انه يبدأ في التباطؤ عند مئات الآلاف و يصعب على المحاسب التعامل بشكل يومي خاصا في حالة البيانات الضخمة التي وصلت إلى مئات الآلاف
الاكسيل يزيد نسب حدوث الأخطاء حيث انه مبني بنظام ادخال يدوي داخل الخلية على العكس الاكسيس سيكون في نظام يقلل من نسب حدوث الأخطاء و تكرار البيانات في كل عملية مما يقلل من فرص تضخم قاعدة البيانات بشكل مبالغ فية عند نفس حجم البيانات حتى مع اضعاف حجم البيانات سوف يظل يعمل بكفاءة
في الاكسيل يصعب الربط بين الجدول بشكل مناسب لفكرة بناء قاعدة بيانات و عادة ما يتم الربط بين الجدول باستخدام بعض دوال البحث مثل الدالة vlookup و بعض دوال البحث الأخرى مما يعطي بطئ أكثر خاصا مع البيانات الكبيرة و الضخمة و خاصا في حالة تعدد الجدول و العلاقات بين الجدول و يكون الربط باستخدام الدول عبئ اكبر على قاعدة البيانات بدلا أن يكون عامل قوة مما يجعل من الاكسيل مشروع غير متكامل بشكل مثالي و يضخم من حجم قاعدة البيانات بشكل مبالغ فية فلا يمكن بناء نظام محاسبي متكامل على الاكسيل بسهولة و ضمان أن يستمر يعمل بنفس الكفاءة فترة كبيرة
عند العمل على اكسيل بفكرة شيت اون لاين أو فكرة المزامنة بين أكثر من محاسب على نفس شيت العمل عادة ما يحدث مشاكل بسبب التعارض و في الغالب سرعان ما يفشل العمل خاصا مع كثرة المتعاملين على نفس الشيت لان الاكسيل لم يكن البيئة المثالية لاجراء عملية المزامنة و مشاركة العمل لاكثر من فرد للعمل في نفس اللحظة بينما في قواعد بيانات الاكسيس الموضوع غاية في السهولة و لا يوجد بة كل هذه المشاكل مهما كان عدد المتعاملين على الملف و مهما كان حجم البيانات
يصعب في الاكسيل تقسيم صلاحية الوصول و الاضافة و التعديل و الحذف بينما يمكن بسهل ذلك في الاكسيس من خلال بعض الادوات المدمجة أو من خلال الكود و هو ما يمكن المحاسب من وضع الية للراقبة و تخصيص المهام على المستخدمين بشكل يحقق الرقابة الداخلية المطلوبة
و بعد كل هذه النقاط هنا يجب أن يحدد المحاسب حجم نشاط الشركة التي يسعي لبناء نظام محاسبي لها لياخذ القرار المناسب
متى يبقى Excel كافيًا؟
- إذا كان حجم البيانات صغيرة
- المعاملات المالية غير معقدة
- تبحث عن المرونة أكثر من التنظيم
- إذا كانت الشركة حجم معاملتها اليومية بسيط و غير معقد
- إذا كنت تعمل بمفردك ولا تحتاج مشاركة
- خبرة فريق العمل ضعيفة في قواعد البيانات
في الواقع العملي المحاسب المالي يستخدم الاكسيل و الاكسيس معا : Access لتخزين البيانات وإدارتها وExcel للتحليل التقارير و النماذج المالية.
الفرق الجوهري بين الاكسيل و الاكسيس
| المعيار | Excel | Access |
|---|---|---|
| طبيعة الأداة | جدول بيانات | قاعدة بيانات علائقية |
| حجم البيانات | محدود نسبيًا فلن يكون سهل الوصول إلى حجم كبير مقارنة بالاكسيس | ملايين السجلات قد يصل حجم قاعدة البيانات إلى 2 جيجا |
| العلاقات | دوال يدوية معقدة في الربط بين الجدول | علاقات تلقائية بين الجداول |
| تسجيل البيانات | يدوي و مباشر في الخلايا و أو في نماذج تحتاج إلى وقت و مجهود كبير لاضفتها | يدوي أو في نماذج منظمة سهلة الاعداد |
| صلاحية الوصول | يصعب تقسيم الصلاحيات و يسهل الوصول غير المصرحة بة | يسهل تقسيم صلاحيات الوصول إلى البيانات و منع الوصول غير المصرح بة |
| الامان | مستوي منخفض من الامان أي مستخدم يسهل عليه الوصول | مستوي متقدم من الامان و صلاحية الوصول |
| البرامج المساعدة المدمجة | vba | vba , sql مما يعطية قوة قواعد البيانات بالاضافة إلى المعالجات التي تسهل إعداد نماذج الادخال و التقارير |
| التقارير | يدوية | تقارير آلية قابلة للتخصيص يسهل اعدادها من خلال المعالجات |
| إمكانية الصيانة | ضعيفة | قوية و مدمج بة ادوات الصيانة لقاعدة البيانات |
| تكرار البيانات | يحدث العديد من عمليات التكرار | باستخدام العلاقات بين الجدول يقلل التكرار أو لا يكون موجود من الاساس |
| المشاركة | محدودة | متعددة المستخدمين و سهولة مع عمليات المزامنة |
| التكامل | ملفات منفصلة | نظام واحد متكامل |
القدرات المحاسبية لـ Access في بناء نظام محاسبي متكامل
الاكسيس مختلف اختلاف جذري عن الاكسيل و يحتاج إلى بعض المهارات في التعامل و فهم قواعد البيانات خاصا بناء قواعد البيانات بنظام الجدول بكلما زادت مهارتك كمحاسب في التعامل مع الكود vba و sql كلما وصلت إلى افضل النتائج التي تبحث عنها فالاكسيس يتطلب التعامل معة خبرة في قواعد البيانات و البرمجة
انتقال المحاسب من Excel إلى Access
حيث يمكن من خلال الاكسيس تصميم نظام محاسبي متكامل ببعض الخبرة حيث أن تصميم الجدول نفسها يحتاج إلى خبرة
يستطيع المحاسب إنشاء جدول بالدليل المحاسبي كجدول لتكويد الحسابات و من ثم إعداد جدول لتسجيل قيود اليومية و من ثم إعداد النماذج و التقارير المحاسبية و بهذا يكون قد تم تكوين نظام محاسبي مبسط قابل للتطوير فعلي سبيل المثال يستطيع في خطوة تطوير اضافة جدول بمرفقات و المستندات الخاصة بالقيود و بهذا يكون قد قام بعمل توسيع و تطوير و هكذا فالتطوير اصبح مفتوح سهل و من خلال العلاقات بين الجدول يستطيع المحاسب إعداد التقارير دون الحاجة إلى تكرار البيانات في كل جدول عكس ما كان يحدث في الاكسيل
نستطيع بناء نماذج لتسجيل قيود اليومية بناء نماذج للاستعلامات عن الحسابات و التقارير المحاسبية بمجموعة من الاستعلامات البسيطة بمعالج الاستعلامات أو بكتابة كود sql
و بنفس الفكرة في حسابات العملاء و المخازن فالموضوع يكون سهل و عبارة عن تنظيم للبيانات بشكل هندسي يمنع التكرار في تسجيل البيانات فالانتقال من الاكسيل إلى الاكسيس ما هو إلا خطوة احترافية إلى تنظيم العمل بشكل يعطي المرونة خاصا مع حجم البيانات الكبير
فالانتقال من Excel إلى Access يستطيع المحاسب بناء نماذج و الاستعلامات و التقارير بكل سهولة و يكون ناتج البرنامج برنامج احترافي يستطيع أي محاسب حتى و أن كان بخبرة بسيطة التعامل عليه دون أي خبرة في البرمجة