حل مشكلة تكرار البيانات في إكسل: كيفية إزالة التكرارات والتحقق من صحة البيانات
في البدايه خلينا نتفق علي ان برنامج الاكسيل من اكتر البرامج اللي ممكن يستخدمها اي محاسب او محلل بيانات خاصا اللي بيعملوا مع البيانات الكبيره و من اكتر المشاكل اللي ممكن تقابل المتعاملين مع البيانات الكبيره هي البيانات المكرره
لان وجود بيانات مكرره ممكن يؤدي الي بيانات مضلله
لذلك نتناول اليوم هذا الموضوع بشئ من التفصيل بعرض اكتر من فكره و طريقه لحل هذه المشكله
حل مشكلة تكرار البيانات في إكسل: كيفية إزالة التكرارات والتحقق من صحة البيانات نتناول في هذا اليوم موضوع مهم جدا لكل محبي الاكسيل و خاصا الذين يتعاملون مع كميه بيانات كبيره او ضخمه حيث يصعب تحديد البيانات المكرره بالنظر و يحتاج الي افكار جديده
حيث يتوفر العديد من الافكار في هذا الموضوع سوف نستعرض هذه الافكار و تختار الفكره المناسبه حسب طبيعه البيانات التي تعمل عليها
الطريقه الاولي اداه remove duplicates
في البدايه هناك طريقه سهله و بسيطه عن طريق اداه remove duplicates المدمجه في الاكسيل
كل ما عليك هو تحديد البيانات الموجوده في العمود الذي يحتوي علي بيانات مكرره
ثم من خلال قائمه Data اختر remove duplicates
هيظهر لك مربع حوار اختار منه remove duplicates و من ثم تاكد من التظليل فقط علي الاعمده التي تريد حذف منها البيانات المكرره و من ثم اضغط علي remove duplicates مره اخري حيث ان الحذف يتم علي مستوي العمود و ليس علي مستوي الصف وخلال اقل من ثانيه يتم حذف البيانات المكرره
مميزات الطريقه دي هيتم حذف البيانات بشكل مباشر سريع و لا تحتاج الي خبره في المعادلات لكن ماذا اذا اردت حصر البيانات المكرره بدون حذفها في هذه الحاله هذه الاداه غير مناسبه لهذه المهمه
الطريقه الثانيه اداه Conditinal Formatting
اداه Conditinal Formatting و هذه الاداه للتنسيق الشريط الا ان بها بعض المزيا التي يمكن استخدمها في تحديد البيانات المتكرره
فمن خلال هذه الاداره يمكن اعطاء لون يميز البيانات المكرره بدون حذفها
طريقه الاستخدام
حدد البيانات المراد العمل عليها و من خلال القائمه Home اختر Conditinal Formatting
فيقوم التنسيق الشرطي باعطاء لون مختلف للخلايا المكرره يمكن التحكم في تنسيقات اللون و تنسيقات الخلايا من خلال اعدادات التنسيق الشرطي
كل الطرق السابقه طرق بسيطه الا ان الواقع العملي في كثير من الاحيان يطلب بعض الطرق الاكثر ذكاء و تطلب المزيد من فهم المستخدم للمعادلات
الطريقه الثالثه بالمعادلات
و هناك اكتر من فكره يمكن تنفيذا بالمعادلات لتحديد الخلايا المكرره و كل فكره تعتمد علي حسب البيانات و الحاله العمليه
طيب في البدايه خلينا نتعرف علي اشهر الدوال اللي ممكن نستخدمها في الموضوع ده
- الداله if تستخدم في هذه الحاله لاجراء اختبار حيث تعود بالنتيجه true او false
- الداله VLOOKUP تستخدم للبحث عن القيم داخل جدول و من خلالها اقدر اوصل الي اي بيانات في عمود اخر في هذا الجدول يبقي بدلاله قيمه في الصف الاول في الجدول اقدرت اصل لاي عمود اخر يقابل هذه القيمه في نفس الصف اللي انطبق عليه شروط البحث
- الداله Small تستخدم في ترتيب القيم تصاعدي
- الداله LARGE تستخدم في ترتيب القيم تنازلي
- الداله row تستخدم للوصول الي رقم الصف الحالي لكن في حالتنا حتي نعطي ترتيب منطقي للقيم التي سوف يتم عمل لها ترتيب تصاعدي او تنازلي
الحاله الاولي بالمعادلات
علي سبيل المثال يمكن استخدام الداله =IF(B$2=B2,””,ROW()) لعمل مطابقه بين القيم في نفس العمود و تحديد القيم المكرره و استخراج الفريده و اعطاء ترتيب لهذه القيم و بداله اخري نقوم باستخراج القيم الفريده و اعاده ترتبها بدون القيم المكرره
=VLOOKUP(SMALL($A$2:$A$8,ROW()-1),$A$2:$B$8,2,0)
علي سبيل المثال
و هكذا يكون تم ترتيب القيم الفريده و تحديد القيم المكرره حيث تم اضافه رقم الصف للقيم الفريده فقط و القيم المكرره اخدت القيمه فراغ و في العمود الاخر تم ترتيب القيم الفريده من الاصغر الي الاكبر ترتيب تصاعدي باستخدام الداله small و من ثم العوده بالقيمه الاصليه للخليه باستخدام الداله vlookup
يمكن استخدام الداله LARGE بدلا من الداله الحاليه small و ذلك في حاله الرغبه في عكس الترتيب الحالي الي التنازلي بدل من التصاعدي
و يوجد العديد من الافكار التي يمكن من خلالها حذف القيم المكرره في البيانات من خلال المعادلات و التي سوف نتعرف عليها في مقالات اخري في الفتره القادمه
استخدام اداه Data Validation لمنع التكرار
و هناك بعض الافكار التي من شانها التحقق من صحة البيانات و ذلك بغرض منع حدوث التكرار
يعني بدل ما تقوم المستخدم بتكرار البيانات و تحدث المشكله يمكن منعه من الأساس عبر أداة استخدام اداه Data Validation و التي يمكن ان تحدد شروط لادخال البيانات في نطاق محدد و يمكن استخدام بعض الدوال معها مثل داله COUNTIF بحيث اذا تجاوز العدد 1في تكرار البيانات يمنع اضافه القيمه لانها سبق اضفتها و تعتبر مكرره و هنا كده عملنا وقايه للبيانات التي سوف يتم اضفتها مستقبلا