تقارير المراجعة الداخلية
يتناول هذا المقال محتوى تقارير المراجعة الداخلية ، ومعاييرها وإجراءات إعدادها، وتوقيتها وشكلها، وكيفية الرد عليها. وكما رأينا، يتبع قسم التدقيق الداخلي برنامجًا للتدقيق الداخلي تم تطويره بعد دراسة متأنية للتعليمات مع اهداف المراجعه الداخليه ، وأهداف التدقيق الداخلي، وأنواع التقارير الواجب تقديمها للإدارة.
كما رأينا أن هذه التقارير تُقدم دوريًا أو عند ظهور ظروف تستدعي تقديمها خارج فترات الإبلاغ المحددة. وتُعد التقارير التي تُنتج كجزء من التدقيق الداخلي وسيلةً لعرض المعلومات والحقائق التي تم اكتشافها خلال عملية التدقيق على الإدارة العليا. كما يجب أن تتضمن هذه التقارير التوصيات اللازمة لحل أي مشكلات قد تنشأ داخل الشركة. عند إعداد تقارير التدقيق الداخلي، ينبغي مراعاة العوامل التالية:
(1) محتويات تقرير التدقيق الداخلي:
يجب أن يوضح التقرير بوضوح ما يلي:
- رقم التقرير وتاريخه
- موضوع التدقيق ونطاقه
- عرض موجز وواضح للوضع
- الظروف المحيطة بالوضع، والعوامل التي ساهمت في ظهوره، والأسباب التي أدت إليه
- الجهود المبذولة والخطوات المتخذة للوصول إلى النتائج.
التوصيات
(2) الإجراءات
تقارير التدقيق الداخلي
بغض النظر عن تضمين التوصيات أو اقتراحات التحسين، يجب أن يُختتم كل تدقيق بتقرير. تقع على عاتق مدير التدقيق الداخلي مسؤولية إعداد وتجميع تقارير التدقيق التي أعدها فريق التدقيق. يجب أن يوقع المدقق على تقرير التدقيق المفصل.
(3) معايير التقرير
يجب أن يكون التقرير مباشرًا وموجزًا ومنظمًا ومكتوبًا بلغة واضحة وبسيطة.
لا يُسمح بإدراج أي ملاحظات مسيئة. يجب أن تكون التعليقات الواردة من عمليات التدقيق ذات صلة ودقيقة وواقعية.
ينبغي كتابة التقرير بهدف إيجابي وبنّاء. يجب أن يقدم نصائح حول كيفية تحسين الأداء، وتعزيز فعالية الضوابط الداخلية والأنظمة والإجراءات، وحماية أصول الشركة وممتلكاتها. لدعم النتائج، يجب أن يتضمن التقرير أدلة ووثائق (مثل الصور أو الأرقام من المستندات).
يجب مناقشة مسودة التقرير في اجتماع مع جميع الموظفين المسؤولين قبل إعداد التقرير النهائي.
يجب أن تكون التوصيات الواردة في التقرير عملية وقابلة للتنفيذ، مع مراعاة تحليل التكلفة والعائد.
(4) جدول التقارير
يجب أن تكون مسودة التقرير جاهزة للمناقشة كموضوع للاجتماع مع جميع المسؤولين عن موضوع التقرير.
بعد مناقشة مسودة التقرير، من المتوقع إعداد التقرير النهائي بعد أسبوعين تقريبًا.
يجب إعداد تقارير دورية إذا امتدت أعمال التدقيق على مدى عدة أسابيع.
(5) نموذج التقرير
نموذج التوزيع والموافقة: وفقًا للتعليمات، تُعد التقارير وتُوزع وتُعتمد على النحو التالي: تُوزع التقارير مصحوبةً بمذكرة تتضمن فقرة تشرح المجالات التي تمت مراجعتها وفقرة تقييم توضح رأي المدقق الداخلي في كل مجال تمت مراجعته. كما تُرفق بالمذكرة تقارير تفصيلية. تُبين هذه التقارير وتُقدم وصفًا موجزًا لأعمال التدقيق التي نُفذت، وتشمل:
طبيعة كل مشكلة – ماهيتها وكيفية معالجتها.
أثر المشكلة (الفرق بين الوضع الحالي والوضع الأمثل).
أسباب المشكلة.
اقتراحات لمعالجة كل من المشكلة ومصدرها. تُطور المعلومات بناءً على رد الإدارة في ضوء مناقشة مسودة التقرير، وتتضمن قسمًا لرد الإدارة في التقرير التفصيلي. التوزيع:
يُرسل التقرير إلى المدير التنفيذي المسؤول عن العمليات التي تمت مراجعة عملها.
يتلقى رئيس الشركة، والمدير المالي، ومدير الشؤون المالية، وأي أفراد آخرين ذوي صلة، نسخًا من التقرير.
(6) الرد على تقارير التدقيق الداخلي
- يُتوقع من المدير التنفيذي الذي خضع قسمه للتدقيق الرد على رئيس قسم التدقيق الداخلي خلال فترة محددة من تاريخ استلام التقرير. يكون الرد كتابيًا ويتناول كل ملاحظة من ملاحظات التدقيق الداخلي. وعادةً ما يتم ما يلي:
- الموافقة على التوصيات وتحديد تاريخ مقترح لتنفيذها.
- الإقرار بالمشكلة، مع طلب إعادة النظر في المقترحات.
- الموافقة على الإجراءات التصحيحية التي تتطلب اقتراح بدائل للنظر فيها. ويتم التفكير مليًا في جميع خطوات هذه الإجراءات التصحيحية.
- الاعتراض على ملاحظات التدقيق الداخلي، مع ذكر الأسباب المحددة للاعتراض. في هذه الحالة، يقوم رئيس الشركة بمراجعة ملاحظات التدقيق والاعتراضات قبل اتخاذ أي إجراء آخر.
- يتم توزيع رد الإدارة بنفس طريقة توزيع التقرير النهائي لمدير التدقيق الداخلي.
- تضح مما سبق أنه لكي تؤدي تقارير التدقيق الداخلي وظيفتها بفعالية كوسيلة لنقل الحقائق التي ظهرت أثناء التدقيق إلى الإدارة العليا، لا بد من وجود إرشادات بشأن طبيعة المحتوى الأساسي للتقرير، وإجراءات إعداده، والمعايير التي يستند إليها، بالإضافة إلى شكله وتوزيعه واعتماده.
المصدر : مادة المراجعه المتقدمه، كلية التجارة، جامعة بنها – د. إبراهيم علي أحمد